프로젝트 완료 최종 보고하기

프로젝트 완료 최종 보고하기

1. 클라이언트 최종 보고 자료 정리

• 최종 프레젠테이션에 적합한 방법으로 자료구성을 기획할 수 있다.
• 프로젝트의 산출물과 결과 자료를 자료구성 기획에 따라 정리할 수 있다.
• 클라이언트에게 보고할 프로젝트 최종 보고 자료를 정리 할 수 있다.

1.1 프로젝트 이해관계자

1) 시스템 개발 또는 유지보수 환경에서 협업 개발 조직을 구성하는 데 있어서 여러 이해 관계자들이 참여한다. 관리자(PM), 개발자, 설계자, 분석가, 사용자, 클라이언트, 유지보 수자 등 여러 관점의 이해관계를 파악하는 것이 중요하다.

2) 각 이해관계자들은 각자의 역할에 따라 같은 개발 환경이지만, 필요로 하는 시스템의 정보들은 서로 다르다.
3) 서로 다른 관점을 가진 이해관계자들 간의 의사소통은 해당 프로젝트의 산출물 문서로 이루어지는데 이해관계자 별로 필요로 하는 산출물 정보들이 다르기 때문에, 이해관계 자 별로 산출물 데이터를 체계화 할 필요가 있다.

1.2 프로젝트 이해관계자별 산출물 데이터

1) MaRMI-III 개발방법론에서 제시된 단계별 지침서를 참고하여 각 작업(Task)단위에서 참여 하는 이해관계자 목록에 따른 산출물 데이터를 체계화할 수 있다.
2) 서정호(2009)는 “요구사항기반의 산출물 속성의 우선순위 선정 및 분류 지침에 관한 연구”를 통해 MaRMI-III 개발방법론을 바탕으로 개발 과정에서의 이해관계자를 관리자, 분석가, 설계자, 개발자, 사용자로 분류 하였다.

2. 클라이언트 최종발표자료 작성

• 클라이언트에게 최종 프레젠테이션을 적합하게 기획할 수 있다.
• 프로젝트 전 과정의 경과와 산출물, 완료 결과를 함축적으로 정리하여 문서화 할 수 있다.
• 시각적이고 함축적인 자료를 정리하여 클라이언트 보고용 발표자료를 작성할 수 있다.

2.1 최종발표자료 작성

프로젝트의 최종발표자료에는 프로젝트의 기획과 수행 과정부터 완료된 디자인 결과물에 대한 자세한 내용 및 사후 관리까지의 모든 내용을 체계적으로 구성하여야 하며, 설명과 설득의 방법으로 클라이언트에게 보고하기 위한 자료로 활용된다. 최초의 프로젝트 목표 달성에 방향성을 맞추어 진행된 프로젝트의 목적이 달성되었는지에 대한 객관적인 설명을 통해 클라이언트와의 쌍방향 커뮤니케이션이 효과적으로 이루어질 수 있도록 작성한다.

1) 최종발표자료 작성 프로세스

2) 기획력 향상을 위한 조건

발상의 전환, 아이디어 창출(Logical Thinking), 정보 수집과 가공 능력, 효과적인 도구 활 용, 프레젠테이션 스킬, 발표력

2.2 최종발표자료 절차

1) 기획

프레젠테이션의 방향 설정, 목표 기술, 자료 및 정보 수집, 목차 설정, 핵심 항목 선정 및 논리구조화, 세부 콘텐츠(내용) 레이아웃 등이 포함된다.

2) 준비

사전 점검 사항 확인(목적 구체화, 청중 분석, 장소 확인, 시간 확인), 효과적인 전달 매체 선정, 자료 작성(파워포인트 등 이용), 자료 시각화(비주얼 자료 만들기) 등이 있다.

3) 실시

서론(도입), 본론(전개), 결론(맺음), 질의응답 등으로 이루어진다.

4) 평가

결과에 대한 자체 평가, 개선안 도출, 상대방(청중 또는 상대 회사)으로부터의 피드백이 실시된다.

2.3 최종발표자료 구성 전략

1) 최종발표자료 전략

프레젠테이션은 단순히 결과물에 대한 보고가 아니라, 본인을 포함한 팀 전체의 시간과 노력에대한 이해와 동의를 얻는 일이라고 할 수 있다. 이 단계에서는 산출물과 작업물을 작업 흐름에 따라 논리적으로 배열하여 신뢰감을 제고하는 데 목표를 둔다.

• 계획안의 성격에 부합되는 이미지를 구상해야 한다. 개인의 의도일 수도 있고 디자 인 개념일 수도 있는 이미지를 패널이나 모형을 통해 직관적으로 전달한다.
• 도면은 매우 설명적이고 정확해야 한다. 도면에는 필요한 내용이 빠짐없이 모두 표 현되어야 한다. 별도의 설명 없이 이해할 수 있을 정도로 정확한 정보와 디자이너 의 의도를 도면에 실어야 한다.
• 가능한 한 디자인 과정을 모두 표현한다. 그동안의 디자인 과정을 통하여 프로젝트 에 들인 노력과 고민을 보여 주면 클라이언트의 동의를 이끌어 내는 데 매우 효과 적이다. 다이어그램이나 스케치를 조합하는 것도 좋다.

2)구성 요소 디자인

• 목차에 맞추어 페이지별 키워드를 배열한다.
• 키워드를 언어 콘셉트로 잡아 시각적 이미지를 도출한다
  • 1개의 키워드당 10개 정도의 섬네일 아이디어를 준비한다.
  • 섬네일 중 2~3개를 선택하여 시각적 이미지의 기본형으로 삼는다.
  • 이미지를 정리하여 구성 요소로 확정한다.
• 데이터의 시각화 요소들은 모두 톤&매너 설정에 따른다.
• 세부적 데이터는 가독성을 중심으로, 빅 데이터는 인포그래픽 등의 시각 표현 중심 으로 디자인 한다.

3. 클라이언트 최종보고

• 프로젝트의 내용에 따라 최종 프레젠테이션에 적합한 방법을 기획할 수 있다.
• 결과보고를 위하여 프로젝트의 산출물과 작업물에 대해 종합적으로 시각화할 수 있다.
• 정확하고 명료한 프로젝트 수행 보고를 통하여 클라이언트의 만족을 유도할 수 있다.

3.1 최종 프레젠테이션

1) 콘텐츠가 제작 완료되어 배포되기까지의 과정과 프로세스 산출물들을 근거로 하여 프로 젝트 완료를 보호하는 프레젠테이션으로 클라이언트에게 최종 보고를 하는 과정이다

2) 기본에 충실하며 자신감을 가지고 간결하게 발표한다. 가장 핵심적인 기본 사항을 효율 적으로 전달하여야 하며, 발표는 간결하고 명확할수록 열정과 확신을 전할 수 있다.

3) 클라이언트의 비평에 너무 방어적인 자세를 취하는 것보다 장점을 설명하여 설득시키려 는 노력이 필요하다.

3.2 단계별 준비

1) 사전 준비 : 클라이언트 측 참석자에 대한 정보, 발표 일시 및 장소(배치, 환경, 인터넷 과 사용 기자재 성능 등 포함) 발표자용 인쇄 자료 및 배부 자료 확인

2) 현장 준비 : 여분의 자료, 참석자 명부, 현장 기기를 이용한 리허설

3) 리허설 : 내용의 완벽한 이해, 수정․보완 사항 피드백 받기, 질의응답 대비 자료, 예상 질문 답변, 시나리오 스크립트와 시간 배분 확인

3.3 발표

1) 정확하고 풍부한 내용으로 자신감 있게 상호 작용한다.

2) 철저한 준비로 시간을 지키며 밝은 표정과 자세를 유지한다.

3) 남성은 무난한 셔츠에 어두운 무채색 양복, 구두는 검정색, 단정하고 산뜻한 머리 모양 을 하는것이 좋다.

4) 여성은 정장에 단순한 디자인의 신발, 화려하지 않은 액세서리와 단정한 머리 모양을 하는 것이 좋다.

3.4 질의 응답

1) 질문자의 말을 끝까지 들어야 하며, 대답을 하기 전에 머릿속으로 내용을 정리하여 답변한다.

2) 질문자가 1명일지라도 모두에게 반응하며 프레젠테이션의 중심 주제에 초점을 맞추어서 답변한다.

3) 모르는 내용에 대해서는 나중에 알아보고 알려 주겠다고 답변한다. 확인하는 질문에 대한 대답은 사례형식으로 입증한다.

4) 프레젠테이션의 목적을 되새겨 도입 내용을 다시 언급하며 내용을 요약하고, 행동이나 믿음을 촉구하는 제안으로 마무리한다.

3.5 프레젠테이션 기법

GOER 기법(제임스 캐플린)

1. Goal(목표 설정) : 의미 설정 단계이며, 발표자와 청중의 목표를 정확히 안다.
2. Outline(개요) : 목표 달성을 위해 무엇을 전달할 것인가 결정하는 단계이다. 청중과의 상호작용이 중요하다.
3. Elaborate(구체화) : 설정한 주제를 어떻게 전달할 것인가를 결정한다.
4. Refine(정리) : 완성된 프레젠테이션을 객관적 시각에서 재검토한다.